La Data Room de Veendo es un espacio digital protegido donde compartes contratos, listas de precios, acuerdos de confidencialidad y otros documentos sensibles con tus clientes B2B. Fechas de caducidad, contraseñas, registros de acceso inmutables, firma digital integrada.
Compartición de documentos con control de acceso
Crea una Data Room y sube los documentos que quieras compartir: listas de precios confidenciales, catálogos técnicos, contratos, acuerdos de confidencialidad. Elige compartir mediante enlace público o solo a los clientes conectados al portal B2B.
Cada documento tiene una fecha de caducidad: el enlace de acceso es válido hasta una determinada fecha, luego caduca. Puedes proteger el enlace con una contraseña dinámica — cambia cada vez que generas el enlace. El cliente recibe la contraseña de un solo uso por correo, la usa una vez, y el sistema registra el acceso.
- Enlaces públicos con contraseñas dinámicas de un solo uso
- Acceso restringido solo a clientes B2B conectados (opcional)
- Caducidad automática de los enlaces, renovación manual o programada
- Subidas múltiples de documentos (PDF, Excel, vídeos técnicos)
Registro de acceso inmutable
Cada intento de acceso, cada descarga, cada firma se registra con marca de tiempo e IP. El registro no puede modificarse — es una pista de auditoría permanente.
Sabes exactamente quién ha visualizado qué documento, cuándo, desde qué dirección IP. Si necesitas demostrar que tu acuerdo de confidencialidad fue visto por el cliente, el registro inmutable es la prueba. Perfecto para el cumplimiento legal, los procedimientos en caso de disputa, la trazabilidad contractual.
Los registros están cifrados y archivados en AWS S3 con aislamiento por tenant: sin acceso cruzado entre distintos clientes.
Firma electrónica simple (SES) integrada
En lugar de imprimir el documento, esperar la firma física y escanearlo, integra la firma digital en la Data Room. El cliente recibe un correo con el enlace del documento, hace clic en «Firmar», recibe un OTP por correo, firma, y el documento queda firmado.
Veendo genera un PDF firmado digitalmente con certificado de marca de tiempo. El cliente recibe una copia por correo. El documento original permanece en los archivos con metadatos completos: firma, hora, IP, identificador único de la transacción.
- Solicitud de firma por correo al cliente
- OTP por correo para verificar la identidad del firmante
- PDF firmado generado automáticamente
- Marca de tiempo legal y metadatos completos para auditoría legal
Captación de datos y generación de leads
Antes de permitir la descarga, puedes pedir al cliente que rellene un formulario: nombre, empresa, correo, teléfono, cargo. Veendo recopila los datos y los exporta a CSV.
Perfecto para convertir a los visitantes curiosos en contactos cualificados. El cliente descarga la lista de precios, tú obtienes su número de teléfono. Después puedes usar los datos para un seguimiento comercial, cumpliendo el RGPD — el consentimiento se solicita en el formulario.
Combina la captación de datos con una integración CRM (HubSpot, Salesforce) para sincronizar los leads con tu CRM en tiempo real.
Gestión de la Data Room desde la consola
Desde la consola de Veendo, creas, modificas y eliminas Data Rooms en segundos. Sin interfaz de terceros. Los documentos se suben directamente a tu espacio Veendo, archivados en AWS S3 con cifrado AES-256.
Puedes organizar los documentos en carpetas lógicas, añadir notas visibles solo tras iniciar sesión, gestionar la distribución masiva a grupos de clientes. Los permisos siguen el mismo esquema que los grupos de usuarios: acceso por cliente, por grupo, global.